Il decalogo del Project Management

Nel project management, le cose che devono essere fatte, tutte e bene, possono a mio avviso essere riassunte in dieci punti, che ho pensato di chiamare, con un termine che possa essere facilmente ricordato, il decalogo del project management. Un elenco in dieci punti che, sulla base della nostra ultra trentennale esperienza nell’area del poject management, riassume in modo sintetico le attività principali a cui ogni responsabile di progetto deve pensare ogni mattina, quando inizia la sua giornata di lavoro.

1. Definire e controllare gli obiettivi del progetto.

E’ ovvio che quando, nell’ambito di una organizzazione, si pensa o si decide di investire risorse finanziarie e umane in un progetto è perché, dai risultati del progetto, si pensa di ottenere dei benefici che giustificano l’investimento da effettuare. Non sempre però, quando viene avviato un progetto, i benefici attesi vengono definiti in modo tale da poter essere quantificati, e quindi, confrontabili con i costi previsti.
E’ quindi basilare, nella fase di impostazione di un progetto, definire e quantificare gli obiettivi di miglioramento attesi, che, di norma, sono obiettivi di miglioramento dell’efficacia e/o dell’efficienza di un processo o di un servizio. Se si tratta di un’impresa, il contributo al miglioramento derivante dal progetto viene di norma espresso in termini di maggiori ricavi o minori costi annuali, a partire dal momento della prevista disponibilità del prodotto finale del progetto. Se si tratta di un ente pubblico, si può ancora parlare di minori costi, ma non necessariamente di maggiori ricavi; al posto dei ricavi è necessario però cercare di quantificare il “valore sociale” del prodotto del progetto, da confrontare con la stima dei costi al fine di valutare l’opportunità dell’investimento, anche in relazione ad altri possibili utilizzi delle risorse, sempre troppo scarse, per altri progetti alternativi.
Gli obiettivi definiti nella fase di impostazione devono poi essere tenuti costantemente sotto controllo nel corso della vita del progetto. L’evoluzione delle scenario su cui sono stati basati gli obiettivi, e l’andamento effettivo del progetto, possono creare le condizioni per modificare, in modo anche radicale, gli obiettivi iniziali su cui si sono basate le decisioni di investire nel progetto. Una chiara formulazione degli obiettivi favorisce anche le comunicazioni all’interno del gruppo di progetto; in tal modo i vari componenti il gruppo di progetto possono avere una migliore consapevolezza degli obiettivi che, con i risultati delle attività del progetto, devono contribuire e conseguire.
Mi è talvolta capitato di trovare, nella documentazione di progetto, sotto il titolo “Obiettivi”, la descrizione dei risultati attesi. Ovviamente, anche la definizione e descrizione dei risultati è importante, e ne diamo cenno al punto 2 di questa decalogo. Però non bisogna confondere gli obiettivi con i risultati, ed è opportuno che gli obiettivi siano definiti secondo i criteri generali sopra indicati........